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Suivi

Mise en concurrence / Marchés publics

DEFINITION DES MARCHES PUBLICS

Le rôle des marchés publics est de donner à toute entreprise les mêmes chances d’accéder aux marchés proposés par les acheteurs publics.

Un marché public est un contrat conclu entre un acheteur public (par exemple : l’Etat, les collectivités locales et territoriales, les établissements publics…) et une entreprise pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services.

  • Les marchés publics au sens de la directive 2014/24/UE (article 2): les marchés publics sont des contrats, à titre onéreux, conclus par écrit entre un ou plusieurs opérateurs économiques et un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et ayant pour objet l’exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.

 

  • Les marchés publics au sens de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 (article 4): Un marché public est un contrat administratif conclus à titre onéreux entre un organisme public et un fournisseur ou un prestataire pour répondre aux besoins d’un organisme public en matière de travaux, de fournitures ou de services. Les marchés qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 25 000 € HT doivent être conclus par écrit.

 

QUI EST SOUMIS AUX MARCHES PUBLICS  ?

Le champ d’application s’est élargi avec l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 et du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 : tous les pouvoirs adjudicateurs soumis pour l’instant au Code des marchés publics ou à l’ordonnance du 6 juin 2005, sont désormais soumis à des principes juridiques communs.

Sont concernés également, les structures complètement privées, qui n’entraient pas dans la définition d’un « pouvoir adjudicateur », qui bénéficieraient d’une subvention à plus de 50% émanent précisément d’une structure soumise aux marchés publics. Le besoin ainsi subventionné suppose la passation d’un marché public, même si la structure gérant l’acte d’achat est complétement privée et hors du champ de la notion de « pouvoir adjudicateur ».

L’ordonnance du 23 Juillet 2015 ainsi que son décret du 25 mars 2016 sont applicables pour toutes les procédures engagées à partir du 1er avril 2016.

Après le 1ier avril 2016:

Le 1er avril 2016, sont entrés en vigueur les textes suivants, transposant les directives européennes 2014/24/UE et 2014/25/UE:

– l’ordonnance n° 2016-65 du 29 janvier 2016 relative aux contrats de concession;

– le décret n° 2016-86 du 1er février 2016 relatif aux contrats de concession;

– l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics;

– le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.

L’article 10 de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics dispose:

« Les pouvoirs adjudicateurs sont :
1° Les personnes morales de droit public ;
2° Les personnes morales de droit privé qui ont été créées pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel ou commercial, dont :
a) Soit l’activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur ;
b) Soit la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur ;
c) Soit l’organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par un pouvoir adjudicateur ;
3° Les organismes de droit privé dotés de la personnalité juridique constitués par des pouvoirs À partir du 1er octobre 2018, tous les marchés publics dont le montant estimé est égal ou supérieur à 25 000 € HT devront être publiés sur une plateforme en ligne adjudicateurs en vue de réaliser certaines activités en commun. »

Ces trois critères sont cumulatifs.

La nouvelle réglementation s’applique aux procédures dont la consultation a été engagée depuis le 1er avril, c’est-à-dire, lorsqu’après cette date, un avis d’appel public à la concurrence a été publié ou une lettre de consultation a été envoyée.

Les avenants aux marchés passés selon le régime du code des marchés publics de 2006, ou de l’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005, restent soumis aux règles de passation et d’exécution issues de ces mêmes textes.

La dématérialisation complète des procédures de passation des marchés publics ne s’appliquera qu’à compter du 1er avril 2017 pour les centrales d’achat et du 1er octobre 2018 pour les autres acheteurs, sous réserve des dispositifs transitoires prévus par les articles 39, 40 et 41 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016.

L’accès aux données essentielles des marchés publics (article 107 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016) devra être offert par les acheteurs sur leur profil d’acheteur au plus tard le 1er octobre 2018.

 

PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES

Les marchés publics peuvent être conclus selon différentes procédures en fonction de leur montant ou de leur objet. Les procédures formalisées imposées par le droit communautaire ne s’imposent qu’aux marchés d’un montant supérieurs aux seuils qu’il fixe. Au-dessous de ces seuils, l’acheteur est libre d’organiser sa procédure comme il l’entend, dans le respect des principes constitutionnels de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures. * Cependant, l’autorité de gestion, le GIP Massif Central, impose pour les marchés en dessous de 25 000€ HT et au-dessus de 4 000€ HT, la preuve qu’une mise en concurrence minimum a été recherchée (demande de devis, consultations d’offres sur internet ou sur catalogues, etc.)

procédures passation de marchés 2

 

 

COMPUTATION DES SEUILS

La pratique dite de saucissonnage, qui consiste à passer plusieurs procédures de faible montant les unes après les autres pour rester en-deçà des seuils de procédures, est interdite.

Les seuils ne se calculent pas procédure par procédure mais bien en fonction du besoin de l’acheteur public. Retenir une procédure inadéquate peut constituer un détournement de procédure et entraîner la nullité de cette dernière.

De fait, découlant des directives européennes et des règlements, la Commission européenne a, dans sa décision du 19 décembre 2013 et ses orientations suivantes, préconisé des corrections financières à appliquer dans différents cas jugés irréguliers.

La personne publique doit estimer le montant de son besoin sur toute la durée du marché, en tenant compte des besoins représentant une unité fonctionnelle et à minima pour toute une année.

D’autre part, le besoin doit être compris dans sa globalité. Le code des marchés publics dans son article 27 prévoit la méthode de calcul de la valeur estimée des marchés publics, des accords -cadres et des systèmes d’acquisition dynamiques.

Ainsi pour un marché de travaux, il faut prendre en compte le coût de toute l’opération, y compris les fournitures nécessaires.

Autre exemple, un besoin de fournitures de bureau doit être estimé en prenant en compte le coût de toutes les fournitures, les fournitures de bureau représentant une catégorie homogène au sens des marchés publics.

Lorsque le marché comprend plusieurs lots, c’est la valeur cumulée de tous les lots qui doit être prise en compte

L’acheteur public s’expose ainsi à une annulation ou reversement de subvention FEDER.

 

 

Fiche Suivi de projet – Mise en concurrence et marchés publics, à télécharger : Suivi de projet – Mise en concurrence / marchés publics.

 

 

 

Période d’éligibilité

  • La réalisation de lopération doit avoir lieu entre les dates de début et de fin indiquées dans la convention. Les dépenses liées doivent dans tous les cas être acquittées entre le 1 janvier 2014 et la date de fin de l’opération.

 

  • Le bénéficiaire doit justifier du commencement d’exécution de l’opération dans les six mois suivant la signature de la convention. Exemples de documents probants : première remontée de dépenses, avis de lancement d’un marché, fiches de temps passés sur l’opération.

 

  • Le bénéficiaire dispose de trois mois à compter de la date de fin de l’opération pour envoyer sa demande de solde à l’autorité de gestion.

 

Vous souhaitez solliciter une prorogation de lun ou plusieurs de ces délais ?

Merci d’envoyer à l’autorité de gestion un courrier daté et signé avant la fin du délai ou de la date limite de réalisation de lopération en expliquant les motifs qui vous amènent à demander une prorogation.

 

 

Voir le chapitre Modification des conditions de réalisation du projet (https://massif-central.eu/guideduporteur/les-fiches-pratiques/suivi/modification-des-conditions-de-realisation-du-projet/) pour plus de précisions sur les conditions de modification de ces délais.

 

 

Fiche Suivi de projet – Période d’éligibilité, à télécharger : Fiche Suivi de projet -Période d’éligibilité.

Publicité européenne

La publicité de la participation de l’Union européenne est essentielle et obligatoire à tout projet cofinancé.

Il s’agit de faire figurer :

  • Pour tous : le logo de l’Union européenne et la mention sur la participation de l’UE dès lors que le bénéficiaire présente tout ou partie du projet cofinancé sur un site internet.

Logo UE

« L’action/le projet « (dénomination) est cofinancé(e) par l’Union Européenne. L’Europe s’engage dans le Massif central avec le fonds européen de développement régional. » L’emblème et la mention de l’Union sont visibles dès l’arrivée sur le site dans la zone d’affichage, sans que l’utilisateur doive faire défiler la page; la mention sur le participation de l’UE doit apparaitre sur la même page.

 

  • Par type de projet / action cofinancé(e) :

 

    • Équipement, matériel (machines, informatique) : mentionner l’intervention de l’Union européenne (exemple: autocollant apposé directement sur le matériel). En complément, plaque ou panneau mentionnant le cofinancement européen affiché dans les locaux accueillant le matériel financé.

 

    • Agents déjà en poste intervenant sur le projet cofinancé : Mentionner dans la lettre de mission l’intitulé de l’opération cofinancée ainsi que l’intervention de l’Union européenne (exemple: […] sera chargé de l’animation du projet « Politique d’accueil sur le territoire du Grand Massif » cofinancé par le Fonds Européen pour le Développement Régional en Massif central).

 

    • Organisation et participation à des manifestations publiques, foires, salons, conférences , séminaires, expositions … : Matériel utilisé faisant état de l’intervention de l’Union européenne (exemples: stands, panneaux d’affichage, documents de communication …).

 

    • Documents et actions de communication relatifs au projet cofinancé (affiches, séminaires, site internet, vidéo, plaquettes, diaporama et tout autre document d’information) : Documents et supports doivent comporter la mention du cofinancement européen.

 

    • Emplois créés spécifiquement pour l’opération et cofinancés par le FEDER : Mentionner dans le contrat de travail l’intitulé de l’opération cofinancée ainsi que l’intervention de l’Union européenne (exemple : […] sera chargé de l’animation du projet « Politique d’accueil sur le territoire du Grand Massif » cofinancé par les Fonds Européen pour le Développement Régional en Massif central).

 

    • Etudes, mémoires et élaboration de stratégies : Publicité de l’intervention européenne sur les documents et publications relatifs au projet.

 

    • Construction, réhabilitation, aménagement (sites et bâtiments) : Pendant les travaux, panneaux mentionnant l’intervention européenne. A l’issue des travaux, plaque permanente rappelant l’intervention.

 

En cas de non-respect de cette obligation européenne, le porteur de projet s’expose à une réduction, ou un reversement le cas échéant, de la subvention FEDER allouée.

 

 

Fiche Suivi de projet – Publicité européenne, à télécharger :  Fiche Suivi de projet – Publicité européenne.

 

Indicateurs de réalisation

Les indicateurs de réalisation sont obligatoires et conditionnent le versement de la subvention. Ils permettent au partenariat Massif central de mieux piloter le programme.

 

Dans Annexe 2_Indicateurs Realisation du dossier de demande de subvention, le porteur de projet est amené à choisir les indicateurs de réalisation pertinents pour le suivi de son projet, parmi :

  • Certains indicateurs obligatoires, pour les projets liés à la biodiversité et à la filière bois ;
  • Une liste pré-établie d’indicateurs de réalisation proposée par l’autorité de gestion
  • D’autres indicateurs de réalisation que le porteur de projet pourraient juger utiles en fonction des spécificités de son opération (champs libres en bas du tableau).

 

La Commission européenne a demandé à l’autorité de gestion de fixer des objectifs de réalisation à atteindre : une réserve financière dite « de performance » ne sera attribuée au programme FEDER que si les indicateurs de réalisation sont remplis. Cela représente 2,4M€ pour le PO Massif central. L’autorité de gestion sera donc spécialement attentive au choix et au suivi des indicateurs sur les opérations cofinancées.
En cas d’une non-atteinte ou d’une atteinte partielle de ces indicateurs, le porteur de projet peut s’exposer à une réduction, ou un reversement le cas échéant, de la subvention FEDER allouée.

 

 

Fiche Suivi de projet – Indicateurs réalisation, à télécharger : Fiche Suivi de projet – Indicateurs réalisation.

Principes horizontaux de l’UE et du programme

Le règlement général (UE) n° 1303/2013 prévoit dans ses articles 5, 7 et 8, la prise en compte de principes dits « horizontaux », à savoir :

 

  • L’égalité des chances et la non-discrimination :

 

Au-delà des inégalités territoriales, le PO Massif central veillera à promouvoir l’égalité des chances, en particulier à travers les politiques liées à l’accueil et à l’intégration de nouvelles populations. En effet, ce sont ces politiques qui auront un impact le plus significatif sur les enjeux de discrimination et d’égalité à l’échelle des territoires de moyenne montagne.

 

  • La promotion de l‘égalité femmes-hommes :

 

A l’instar de ce qui est observé dans chaque région, les inégalités entre femmes et hommes persistent à l’échelle du Massif central. On observe notamment que la précarité des femmes y est plus forte qu’au niveau national (33.9% des femmes à temps partiel contre 29.6% au niveau national50). Le PO Massif central peut avoir un effet sur l’égalité entre les femmes et les hommes à travers ses interventions sur le tourisme durable, la filière bois et surtout l’accueil de nouvelles populations et l’amélioration de connaissances sur les dynamiques démographiques, sociales et sociétales.

 

 

  • Le développement durable :

 

La logique d’intervention du PO Massif central repose sur la valorisation de la qualité des ressources naturelles et humaines du massif. L’exemplarité des projets en matière environnementale fait donc partie de la stratégie que permet d’impulser le PO. La mise en œuvre du programme doit ainsi globalement démontrer que les ressources naturelles du Massif central sont un atout pour son attractivité et son développement et qu’elles doivent donc être gérées durablement par tous les acteurs concernés. Les projets financées ne doivent pas impacter négativement l’environnement et contribuer positivement au développement durable.

 

En outre, l’autorité de gestion s’est engagée à suivre 2 autres indicateurs transversaux portant sur les TIC et l’Innovation.

 

Si des crédits FEDER sont sollicités, renseigner ces indicateurs horizontaux est obligatoire et conditionne le versement de la subvention. Ils permettent, d’une part, à l’autorité de gestion de mieux piloter le programme et, d’autre part, de répondre aux exigences de la Commission européenne.

 

Le porteur de projet doit  remplir les 3 onglets de l’Annexe 4du dossier de demande de subvention pour toute demande de crédits FEDER. Cette annexe devra être transmise également au moment du solde afin de comparer les valeurs renseignées avant le début du projet avec celles constatées suite à sa réalisation.

 

 

Fiche Suivi de projet – Principes horizontaux de l’UE et du programme, à télécharger : Fiche suivi de projet – Principes horizontaux de l’UE et du programme.

 

Comptabilité separée

Le porteur de projet doit tenir une comptabilité séparée pour toutes les dépenses et les recettes liées à l’opération. Ces dépenses incluent également un suivi du temps de travail du personnel affecté à l’opération.

 

Lors des visites sur place et des contrôles d’opérations, le contrôleur pourra demander à avoir accès aux documents de comptabilité du projet.

 

Concrètement, qu’attend lautorité de gestion ? Le contrôleur vérifiera que le bénéficiaire a soit :

  • créé un code comptable unique et spécifique à l’opération cofinancée au sein de sa comptabilité générale (le plus simple consistant à reprendre le n° de la convention FEDER). L’intégralité des dépenses et des recettes relatives au projet doit être rattachée à ce code comptable ;
  • procédé à l’enliassement des pièces comptables relatives à l’opération.

L’enliassement consiste à rassembler dans un même dossier les pièces nécessaires à la justification des dépenses et des recettes liées à l’opération. Un suivi comptable et informatisé de ces pièces est nécessaire.

 

 

Fiche Suivi du projet – Comptabilité séparée, à télécharger : Fiche Suivi de projet – Comptabilité séparée.

Traçabilité et archivage des pièces

Traçabilité :

Chaque dépense doit pouvoir être retracée précisément, c’est-à-dire :

  • La facture et les pièces de marché correspondantes,
  • La date et le mode d’acquittement de la dépense,
  • Frais de personnel : le lieu et l’objet d’un déplacement.

 

Les contrôleurs peuvent revenir sur une dépense :

  • Plusieurs années après son exécution ou son acquittement,
  • En sollicitant des éléments de précision sur l’objet, la réalité ou encore l’intérêt de cette dépense par rapport à l’opération,
  • Et peuvent conclure à l’exclusion de certaines dépenses si elles ne sont pas suffisamment justifiées.

 

Conseils au béficiaire d’une subvention :

  • Réaliser des compte-rendus pour chaque réunion, déjeuner de travail, comité de pilotage, etc.,
  • Préciser en détail l’objet des déplacements effectués et le nom des personnes rencontrées,
  • Conserver les agendas des agents ayant participé à la réalisation de l’opération (temps de travail valorisé en dépenses pour le projet),
  • Conserver les échanges de mails avec les partenaires et les prestataires,
  • Tenir à jour des dossiers uniques propres à chaque marché passé en intégrant au fur et à mesure l’ensemble des pièces (exemples : notification de rejet de loffre, rapport de CAO – cf chapitre sur la Mise en concurrence : https://massif-central.eu/guideduporteur/les-fiches-pratiques/suivi/mise-en-concurrence-marches-publics/ ).

 

Archivage :

Les documents et informations liées aux opérations doivent être conservés selon les durées et format prévus par les règlements. En application de l’article 140 du règlement cadre (sans préjudice des règles régissant les aides d’Etat51) :

 

Pour les opérations inférieures à 1 M en dépenses éligibles : l’ensemble des pièces justificatives concernant les dépenses supportées par les bénéficiaires sont conservées pendant une période de trois ans à compter du 31 décembre suivant la présentation des comptes dans lesquels figurent ces dépenses ;

 

Pour les opérations supérieures à 1 M€ en dépenses éligibles : la durée de conservation des pièces justificatives est de deux ans à compter du 31 décembre suivant la présentation des comptes dans lesquels figurent ces dépenses.

 

 

Fiche pratique Suivi de projet – Traçabilité et archivage des pièces, à télécharger : Fiche Suivi de projet – Traçabilité et archivage des pièces.

 

Modification des conditions de réalisation du projet

Toute modification du contenu de l’opération ou de ses conditions de réalisation doit être signalée et motivée auprès de l’autorité de gestion (par courrier daté et signé du maître d’ouvrage, envoi postal ou dématérialisé). Seule cette dernière est habilitée à déterminer les implications que ces changements peuvent induire sur l’aide conventionnée.

 

Attention : il est conseillé au bénéficiaire de contacter l’autorité de gestion avant toute réorientation du projet et dans les plus courts délais suite à un imprévu. Un changement de stratégie, de calendrier ou de partenariat peut avoir un impact important pour l’éligibilité des dépenses au FEDER. Le bénéficiaire a donc tout intérêt à anticiper les éventuelles conséquences de ces modifications afin d’éviter une mauvaise  surprise a posteriori lors de sa demande d’avenant ou de paiement.

 

Voici une liste des principales modifications pouvant être amenées à se produire dans le cadre d’une opération, et les suites prévues par l’autorité de gestion selon les cas de figure :

Avenant à la convention sous conditions de l’avis favorable du comi de programmation :

Suite à des changements relatifs à :

  • Nature de l’opération
  • Montant total de l’opération
  • Montant et taux d’aide de l’Union européenne

Avenant  à  la  convention   sur  simple  notification  au  comi de  programmation  pour information :

D’autres modifications ne touchant pas aux conditions ci-dessus peuvent être passées par avenant au fil de l’eau et cela est effectué par l’instructeur. Hormis pour les modifications possibles sans passage en Comité de programmation ni avenant.

Il peut s’agir par exemple des modifications du taux horaire indiqué par la convention lorsque les options de coûts simplifiés sont utilisées. Pour rappel il n’est pas possible de changer d’option de coûts simplifiés de la convention initialement passée.

Le changement de maître d’ouvrage peut également nécessiter un avenant, un changement d’actions dans l’opération (et création de nouveaux postes de dépenses), etc.

Pour ces avenants au fil de l’eau sans passage en comité de programmation, le rattachement sur Synergie étant obligatoire, ils seront rattachés au 1ier Comité de programmation qui a programmé l’opération initialement. De plus, ces dossiers n’ont donc plus à être inscrits dans le tableau de reprogrammation.

Sans passage en comité de programmation :

Pour rappel, la fongibilité étant une règle particulière de prise en compte des montants et prévue dans le DSGC il n’est pas utile de passer d’avenant à l’opération. De plus, elle est indiquée dans la convention FEDER.

D’autres objets n’ayant pas d’impact sur les éléments obligatoires au passage en Comité de programmation peuvent être listé de manière non-exhaustive. Ces modifications ne nécessitent pas d’avenant (ex : modification de RIB, de MO sans modification du SIRET, etc.)

 

 

 

 

Fiche Suivi – Modification des conditions de réalisation du projet, à télécharger : Fiche Suivi – Modification des conditions de réalisation du projet.

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