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Dépenses

Définition des types de coûts éligibles

Selon la Commission Européenne, on distingue trois types de coûts :

  • Les coûts directs : frais directement rattachables à la mise en œuvre de l’opération (la dépense peut lui être exclusivement et précisément rattachée – exemples : prestation externe de communication pour le projet, achat d’un bien cofinancé par le FEDER, etc.) ;
  • Les coûts indirects : frais qui ne peuvent être exclusivement et directement rattachés à la mise en œuvre de l’opération (la dépense peut être affectée à différentes actions individuelles, voire au fonctionnement de la structure dans sa globalité – exemples : frais de téléphonie, d’entretien des locaux, d’électricité, etc.;
  • Les frais de personnel : salaires bruts chargés des employés de la structure, ou du personnel qui lui est mis à disposition.

Pour les projets déposés au fil de l’eau, les salaires de fonctionnaires sont éligibles au FEDER (pas au FNADT), à condition de justifier de l’additionnalité de la subvention et de l’absence de double financement.

Attention, les temps d’encadrements et de coordination ne doivent pas venir gonfler artificiellement le plan de financement. De même les temps dédiés à l’opération en deçà de 50% d’un équivalent temps plein feront l’objet d’une attention particulière à l’instruction et en gestion. L’Autorité de gestion veillera à ce que l’ensemble de l’opération soit cohérente au regard des objectifs et que les besoins en matière de personnel ne soient pas surestimés. L’AG se réserve donc le droit de diminuer les frais de personnel présentés.

En dehors des coûts représentant une charge financière réellement supportée par le bénéficiaire, peuvent être retenues :

  • Les contributions en nature : valorisation d’un apport en nature de la part d’une structure privée ou publique pouvant constituer en l’apport de terrains, de biens immeubles, de biens d’équipement ou de matériaux, une activité de recherche, une activité professionnelle ou une activité bénévole.
  • Frais de préparation des projets : Dans la mesure où les projets interrégionaux nécessitent un temps de préparation souvent conséquent, les frais de préparation (frais de personnel, frais de mission, frais de réunion) peuvent être pris en compte dans la limite de 10% du coût total du projet. Les appels à projets peuvent prévoir des règles différentes.

Il s’agit des frais antérieurs à la date de démarrage officielle du projet et potentiellement antérieurs à la date de dépôt du dossier. Cette prise en compte rétroactive doit être prévue dans la Convention d’attribution du FEDER (le signaler à l’instructeur).

Attention, la prise en compte des frais de préparation n’engage que le FEDER, chaque financeur pouvant appliquer des règles différentes.

Le remboursement des frais de préparation s’effectue sur une base identique aux autres dépenses, c’est-à-dire sur la base de justificatifs indiquant la réalité de la dépense supportée par le bénéficiaire. Pour les frais de personnel, des fiches de temps et les feuilles de salaires seront nécessaires pour justifier la dépense.

Des frais de préparation antérieurs à la date de l’accusé de réception de dossier complet ne pourront être éligibles pour les projets soumis à un régime d’aide d’Etat.

 

Fiche Dépenses – Définition des types de coûts éligibles, à télécharger : Fiche Dépenses – Types de coûts éligibles.

Avenant à la Fiche Dépenses – Définition des types de coûts éligibles, à télécharger : Avenant à la Fiche Dépenses – Types de coûts éligibles

Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Bénéficiaire non-assujetti à la TVA :

  • TVA éligible : car elle constitue une charge financière pour le porteur
  • Dépenses en TTC (toutes taxes comprises)

 

Bénéficiaire assujetti à la TVA :

  • TVA inéligible : car elle ne constitue pas une charge financière pour le porteur
  • Dépenses en HT (hors taxes)

 

Bénéficiaire partiellement assujetti à la TVA :

  • TVA inéligible
  • Dépenses en HT (hors taxes)

 

FC-TVA (Fonds de compensation sur la TVA)

  • FCTVA inéligible
  • Dépenses en HT (hors taxes)

 

A noter :

  • Ne pas faire apparaître de plan de financement avec un mélange de dépenses HT et TTC : si certaines dépenses sont éligibles en HT et d’autres en TTC, la totalité des dépenses sera présentée en HT et servira de base au calcul de la subvention.
  • La TVA éligible doit être indiquée en face du montant HT de chaque facture, et non pas en un poste de dépenses à part.

 

Pièces administratives à produire avec votre demande de subvention :

  • Attestation d’assujettissement ou de non-assujettissement à la TVA et au FC-TVA le cas échéant.

 

 

Fiche Dépenses – Taxe sur la valeur ajoutée, à télécharger : Fiche Dépenses – TVA.

Frais de personnel

Attention, la méthode de calcul des dépenses de personnel éligibles est soumise à la parution du décret national d’éligibilité des dépenses ainsi qu’aux échanges sur l’application des coûts simplifiés prévus dans les règlements européens. La méthodologie applicable sera dans tous les cas précisée dans la convention FEDER de chaque porteur.

 

Sont éligibles, sous réserves des critères de sélection prévus par axe d’intervention du programme :

  • Salaires
  • Gratifications
  • Cotisations sociales, patronales et salariales
  • Traitements accessoires et avantages prévus aux conventions collectives et/ou au contrat de travail (exemples : tickets de restaurant, indemnités, etc, sauf exceptions)
  • Prime de précarité en fin de contrat, si le poste a été créé spécifiquement et exclusivement pour la réalisation des objectifs de l’opération cofinancée par le FEDER (poste temporaire)

 

Les charges iligibles au FEDER Massif central :

  • La taxe sur les salaires
  • Les frais de personnel des agents en congés maternité
  • L’indemnité spécifique de rupture conventionnelle de contrat

 

Cas   particulier :   les       emplois   aidés   [Contrat   Unique   d’Insertion-Contrat d’Accompagnement vers l’Emploi (CUI-CAE)] :

  • Seule la part du salaire brut chargé qui n’est pas d’ores et déjà aidée par l’Etat ou le Conseil général est retenue pour le calcul de la subvention FEDER
  • En pratique, on retire le montant de l’aide à l’insertion professionnelle octroyée par l’Etat (aide versée par l’Agence de Services et de Paiement (ASP)) ou le Conseil général du coût brut chargé mensuel.

 

Calcul des dépenses éligibles de frais de personnel :

  • Salarié  affecté  à  100%  de  son  temps  de  travail  sur  l’opération : la totalité des frais de personnel éligibles est retenu sur la période de mise en œuvre de l’opération     et     d’éligibilité     des     dépenses ;
  • Salarié  affecté  à  temps  partiel  sur  l’opération  et  dont  le  pourcentage  de  son temps de travail est pré-défini dans le contrat de travail ou la lettre de mission du salarié (ex : le salarié consacrera 20% de son temps de travail à la mise en œuvre de l’opération « XXX » cofinancée par le FEDER Massif central) : est retenu comme éligible le salaire brut chargé du salarié multiplié par le pourcentage de temps affecté à l’opération ;
  • Salarié affecté à temps partiel sur l’opération et dont le pourcentage n’est pas défini au préalable (déclaration sur la base de fiches de temps passé) : sont retenues comme éligibles les dépenses sur la base de la formule suivante : dernière moyenne annuelle des salaires bruts connue / 1 720H.Si le dernier coût annuel n’est pas connu, alors une extrapolation peut être effectuée (Omnibus). Deux taux horaires sont possibles : taux horaire par typologie et taux horaire nominatif. A noter, afin de calculer le taux horaire par Typologie, il est possible de se référer aux moyennes annuelles de rémunération du dernier bilan social connu (pour tout organisme public ou organismes privé de plus de 300 employés) pour la même catégorie de salariés et de calculer les charges patronales correspondantes grâce au simulateur du ministère du travail (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/services-en-ligne-et-formulaires/simulateur-cout-embauche) pour les employeurs privés ou d’estimer les cotisations patronales dans le public (taux de cotisation de sécurité sociale et contribution FNAL) à partir des barèmes de l’URSAFF (https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/administrations-et-collectivites/les-agents-titulaires-de-la-fonc.html).
  • 20% des autres coûts directs définissent les frais de personnel

Pour les projets déposés au fil de l’eau, les salaires de fonctionnaires sont éligibles au FEDER (pas au FNADT), à condition de justifier de l’additionnalité de la subvention et de l’absence de double financement.

Attention, les temps d’encadrements et de coordination ne doivent pas venir gonfler artificiellement le plan de financement. De même les temps dédiés à l’opération en deçà de 50% d’un équivalent temps plein feront l’objet d’une attention particulière à l’instruction et en gestion. L’Autorité de gestion veillera à ce que l’ensemble de l’opération soit cohérente au regard des objectifs et que les besoins en matière de personnel ne soient pas surestimés. L’AG se réserve donc le droit de diminuer les frais de personnel présentés.

Attention : Tout contrôleur (autorité de gestion, CICC, etc.) est en droit de demander au bénéficiaire de justifier le temps réellement passé sur l’opération afin d’attester du pourcentage prévu sur la lettre de mission et/ou le contrat de travail. A noter que toute modification du temps affecté à un salarié doit être notifiée sans délais à l’autorité de gestion.

A noter :

  • Contrat de travail :
    • Si l’emploi est créé pour la mise en œuvre de l’opération : le contrat doit faire référence à l’opération et au cofinancement européen du projet

 

  • Mise à disposition de personnel :
    • Nécessite une convention de mise à disposition cosignée par le salarié et son employeur ou un avenant à son contrat de travail
    • Le suivi du temps passé sur l’opération doit être réalisé comme pour un salarié interne à la structure

 

Pièces administratives à fournir avec votre demande de subvention :

  • Contrats de travail (et avenants) de tous les agents sur l’opération
  • Lettres de mission pour chaque agent affecté à l’opération

 

 

 

 

 

Frais de mission

Les frais de mission sont inéligibles, sauf pour les associations Loi 1901,  sous réserve des dispositions prévues dans le cadre des appels à projets (dans ce cas, la règle prévue dans les appels à projets s’applique).

Dépenses retenues au forfait

  • les nuitées, remboursées au forfait de 60€ (sur la base du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat)
  • les repas, remboursés au forfait de 15,25€ (sur la base du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat)

Conditions d’éligibilité des dépenses retenues au réel :

  • Indemnité kilométrique pour les véhicules personnels (sur la base de l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’Etat).

 

  • Déplacements en transports en commun par le salarié :
    • Au réel, sur production de factures et ordres de mission ;
    • Hors trajets domicile-travail.
    • pour les trajets dont le billet (aller ou aller-retour à condition qu’il s’agisse d’une pièce unique) est supérieur ou égal à 20€

 

Sont inéligibles :

  • L’indemnisation des kilomètres parcourus avec des véhicules de fonction ou de service lorsque le porteur de projet présente des coûts indirects dans le plan de financement de la même opération.
  • Factures d’essence ou d’entretien du véhicule, étant donné que les barèmes tiennent compte de ces coûts variables ;
  • Frais de restauration hors des trois repas quotidiens ;
  • Autres menues dépenses dans le cadre du déplacement.
  • Les frais de parking et de péage

 

 

 

 

Acquisitions fonciéres et immobilières

Conditions d’éligibilité nationales :

  • Le prix d’achat du terrain ou du bien immobilier ne doit pas être supérieur à sa valeur marchande ;
  • Le terrain/bâtiment n’est affecté qu’à la destination décidée par l’autorité de gestion,  conformément  aux objectifs inscrits dans la  convention et  pour la période que celle-ci prévoit ;
  • Le bien immobilier n’a pas déjà été financé par d’autres aides publiques au cours des cinq dernières années.

 

Acquisitions foncières :

 

Pièces administratives à fournir avec votre demande de subvention :

  • Acquisitions foncières et immobilières :
    • Une note précisant la situation du terrain / bien immobilier, son prix et les besoins auxquels répondront l’acquisition et l’aménagement du site ;
    • Le plan de situation, le plan cadastral et le plan parcellaire.
  • Acquisition foncière :
    • expertise indépendante du prix d’achat du terrain réalisée par :
      • France Domaine (DGFiP),
      • un barème des Sociétés d’aménagement foncier et d’établissement rural,
      • ou par un expert indépendant qualifié,

… un an maximum avant l’acquisition.

  • Acquisition immobilière :
    • Déclaration sur l’honneur datée et signée du propriétaire du bâtiment attestant que le bien n’a pas déjà été financée par d’autres aides publiques au cours des cinq dernières années.
    • Autorisations administratives délivrées ou à défaut les récépissés de demandes d’autorisations correspondantes.

 

Fiche Dépenses – Acquisitions foncières, à télécharger : Fiche Dépenses – Acquisitions foncières.

Coûts indirects (frais de structure)

finition : Charges incombant à la structure bénéficiaire et ne pouvant être directement et exclusivement rattachées à l’opération (électricité, eau, petites fournitures, location immobilière, etc.).

Par conséquent : nentrent dans la catégorie des coûts indirects que les types de coûts ne pouvant faire l’objet d’une dépense directe (se concrétisant par une facture en propre, un relevé de temps ou une note de frais) affectée à l’opération.

 

Conditions d’éligibilité :

  • pour tous les porteurs de projets, sauf mention contraire dans le cadre d’un appel à projets
  • Exclusivement sur application du forfait réglementaire de 15% des dépenses directes de personnel retenues comme éligibles par le service instructeur en application d’un taux forfaitaire règlementaire (cf https://massif-central.eu/guideduporteur/les-fiches-pratiques/depenses/frais-de-personnel/) ;
  • Sous réserves de compatibilité avec les dispositions en matière d’aides d’état le cas échéant et de l’absence de sur-financement.

 

Cas  particulier : Lorsqu’un bien immobilier est  loué pour les besoins exclusifs de l’opération, les frais de loyer peuvent être éligibles au réel (sur production  d’une facture).

 

Pièces administratives à fournir avec votre demande de subvention :

  • Forfaits : Aucun document particulier, les montants sont estimés sur la base du prévisionnel des dépenses directes de personnel.
  • Bien immobilier lo spécifiquement pour lopération : contrat de location

 

 

 

 

Fiche Dépenses – Coûts indirects, à télécharger : Fiche Dépenses – Coûts indirects.

Prestations externes, investissements et équipements

  • Eligibilité : se référer aux fiches thématiques pour connaître le type des prestations externes et investissements considérés éligibles par type d’action.

 

  • finitions :
    • Prestations externes et investissements : Acquisition de biens ou services matériels ou immatériels.
    • Petits équipements : Fournitures, matériels informatiques, matériel bureautique et mobiliers de bureau.

 

  • Attention : Toute structure soumise au code des marchés publics ou à l’ordonnance du 6 juin 2005 doit se conformer à la réglementation en vigueur sur la mise en concurrence.

Avant le 1ier avril 2016 :

  • Etape 1 : Déterminer si la structure est soumise (pour les marchés passés avant le 1ier avril 2016):
    • Au Code des Marchés Publics (CMP) ?
    • Sinon, à l’ordonnance du 6 juin 2005 ?
    • Ni au CMP ni à l’ordonnance du 6 juin 2005.

Pour savoir quelle est la réglementation qui s’applique aux commandes passées par votre structure, veuillez- vous référer au point d’attention sur la mise en concurrence (cf https://massif-central.eu/guideduporteur/les-fiches-pratiques/suivi/mise-en-concurrence-marches-publics/).

  • Etape 2 : Si la structure est soumise au CMP ou à l’ordonnance du 6 juin 2005, il est conseillé au porteur d’anticiper et de se renseigner précisément sur les règles de mise en concurrence à appliquer pour la mise en œuvre du projet (notamment via les règles internes prévues par sa structure).   Ensuite seulement, et en fonction de la réglementation applicable, le porteur de projet peut définir le contenu et/ou la forme de la prestation/investissement et son cahier des charges.

Cette étape ne doit pas être négligée car il n’est pas rare que les modalités de mise en concurrence influencent le contenu technique et la mise en œuvre du projet.

Après le 1ier avril 2016:

Le 1er avril 2016, sont entrés en vigueur les textes suivants, transposant les directives européennes 2014/24/UE et 2014/25/UE:

– l’ordonnance n° 2016-65 du 29 janvier 2016 relative aux contrats de concession;

– le décret n° 2016-86 du 1er février 2016 relatif aux contrats de concession;

– l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics;

– le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.

Après le 1ier avril 2019:

L’article L 1211-1 du code marchés publics dispose:

« Les pouvoirs adjudicateurs sont :
1° Les personnes morales de droit public ;
2° Les personnes morales de droit privé qui ont été créées pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel ou commercial, dont :
a) Soit l’activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur ;
b) Soit la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur ;
c) Soit l’organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par un pouvoir adjudicateur ;
3° Les organismes de droit privé dotés de la personnalité juridique constitués par des pouvoirs adjudicateurs en vue de réaliser certaines activités en commun. »

Ces trois critères sont cumulatifs.

La nouvelle réglementation s’applique aux procédures dont la consultation a été engagée depuis le 1er avril, c’est-à-dire, lorsqu’après cette date, un avis d’appel public à la concurrence a été publié ou une lettre de consultation a été envoyée.

Les avenants aux marchés passés selon le régime du code des marchés publics de 2006, ou de l’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005, restent soumis aux règles de passation et d’exécution issues de ces mêmes textes.

La dématérialisation complète des procédures de passation des marchés publics ne s’appliquera qu’à compter du 1er avril 2017 pour les centrales d’achat et du 1er octobre 2018 pour les autres acheteurs, sous réserve des dispositifs transitoires prévus par les articles 39, 40 et 41 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016.

Ainsi, à partir du 1er octobre 2018, tous les marchés publics dont le montant estimé est égal ou supérieur à 25 000 € HT devront être publiés sur une plateforme en ligne.

A partir du 1ier janvier 2020, le décret n° 2019-1344 du 12 décembre 2019 augmente ce seuil à 40 000€ HT.

L’accès aux données essentielles des marchés publics (article 107 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016) devra être offert par les acheteurs sur leur profil d’acheteur au plus tard le 1er octobre 2018.

 

 

Pièces administratives à fournir lors de l’instruction de votre dossier (avant et après le 1ier avril 2016) :

  • Porteur soumis au CMP ou à lordonnance du 6 juin 2005 :
    • Marchés lancés avant le dépôt de la demande de subvention (hors champ des aides d’état) : fournir toutes les pièces liées à la commande publique (voir fiche outil 1) ;
    • Marchés envisagés pour la mise en œuvre de l’opération mais non-engagés : fournir, avec le formulaire de demande de subvention, le cahier des charges prévisionnel ou en construction pour la prestation externe envisagée ;
    • Prestations et acquisitions en-deçà des seuils de procédures formalisées : fournir des preuves de mise en concurrence et de bonne gestion  des deniers publics adaptées au montant de l’achat :
      • Preuves de consultations de plusieurs entreprises (devis + copies des courriers/mails envoyés aux entreprises n’ayant pas répondu) ;
      •  Et/ou comparatif détaillé et exhaustif des prestations et de leurs prix (copies catalogues ou Internet) ;
      • A noter : une facture similaire acquittée par la structure moins d’un an avant le dépôt de la demande de subvention peut faire office de « devis ».

 

  • Porteur non soumis au CMP ou à lordonnance du 6 juin 2005 : fournir pour chaque ligne de dépense l’un des documents cités :
    • Un devis estimatif de la prestation / acquisition ;
    • Ou une facture similaire acquittée par la structure moins d’un an avant le dépôt de la demande de subvention;

 

 

Attention : l’autorité de gestion examinera la présence des pièces de marché ainsi que leur exhaustivité. Tout comme les instances de contrôle (DRFiP, CICC), l’autorité de gestion est en droit de réclamer au bénéficiaire toute pièce complémentaire qui s’avérerait nécessaire à l’analyse des marchés.

 

 

Fiche Dépenses – Prestations externes, à télécharger : Fiche Dépenses – Prestations externes.

 

Contributions en nature

  • Conditions :
    • Valorisées en dépenses et en ressources pour le même montant (prêt/mise à disposition de bâtiment, personnel, notamment).
    • Déclaration des contributions en nature dans les comptes annuels du bénéficiaire.

 

  • Types de contributions en nature :

Voir le décret national d’éligibilité des dépenses pour la liste des dépenses en nature pouvant être valorisées au FEDER. Ci-dessous les principaux exemples utilisés sur le programme Massif central.

    • Bénévolat
    • Mise à disposition de personnel à titre gratuit
    • Apport de services (activités professionnelles, de recherche, …)
    • Prêt de matériel / locaux

 

Pièces administratives à fournir lors de l’instruction de votre dossier :

 

 

  • Apport de services :
    • Tout document permettant de justifier la valeur de la contribution et son adéquation avec les prix pratiqués sur le marché (bulletin de salaire pour une activité professionnelle ou de recherche, brochure tarifaire…).

 

  • Prêt de matériel / locaux :

Tout document permettant de  justifier la valeur de la contribution et son adéquation avec les prix  pratiqués sur le  marché (contrat de location ou quittance de loyer, valeur comptable du bien à l’année N (document à faire certifier par l’expert comptable ou commissaire aux comptes), etc)

 

 

 

 

Fiche Dépenses – Contributions en nature, à télécharger : Fiche Dépenses – Contribution en nature.

Dépenses inéligibles

Les dépenses inéligibles selon le décret national d’éligibilité des dépenses :

  • Les amendes, pénalités financières, frais de justice et de contentieux ;
  • Les frais débiteurs, agios, et autres frais financiers.

 

Les types de dépenses inéligibles au POI Massif central :

  • Amortissements ;
  • Les impôts et taxes (hors TVA non-récupérable et hors taxes relatives aux frais de personnel qui sont définies dans la fiche « Frais de personnel » pour lesquelles un traitement particulier est fait) ;
  • L’indemnité spécifique de rupture conventionnelle de contrat ;
  • Les « petits équipements » : équipements dits de fonctionnement tels que les ordinateurs, les imprimantes, etc.

 

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