Manifestation d’intérêt
PRINCIPE
Le GIP Massif central a choisi d’organiser un appui aux porteurs de projets en amont de leur dépôt de demande de subvention. Cette démarche vise à pallier les difficultés que rencontrent souvent les maîtres d’ouvrage dans la gestion de leurs demandes d’aide européenne.
En remplissant le court formulaire de manifestation d’intérêt sur le site www.massif-central.eu, le GIP Massif central est immédiatement alerté de votre désir de porter un projet cofinancé par le programme Massif central. Il nous permet d’identifier dans les plus courts délais l’animateur qui pourra vous appuyer dans le montage de votre projet et le dépôt in fine de votre demande de subvention.
OBJECTIFS
Le porteur de projet est vivement encouragé à remplir ce formulaire, et ce, dès que l’idée du projet a émergé. Il s’agit d’une démarche facultative mais qui vous permet :
- D’avoir un premier échange constructif sur les possibilités de cofinancement d’un projet au titre du programme FEDER Massif central ;
- De déposer un dossier de demande de subvention répondant au maximum aux exigences des services instructeurs, et ainsi éviter d’avoir à réaliser de trop lourdes modifications après le dépôt du dossier, avec le risque d’ajournement ;
- De diminuer le temps d’instruction suite au dépôt du dossier de demande de subvention ;
- De diminuer les risques liés à la gestion d’un projet cofinancé par une aide européenne (contrôles, corrections financières, etc.) ;
… et ce, grâce à une meilleure connaissance des règles d’éligibilité au FEDER et de modalités de mise en œuvre du projet.
Remarques importantes : Le formulaire de manifestation d’intérêt ne constitue nullement une demande de subvention FEDER. Sans le dépôt du formulaire de demande de subvention, aucun projet ne saurait être instruit et proposé au comité de programmation.
Dans le cas où plusieurs structures sont associées au portage d’un même projet en construction (« projet multipartenaire »), il est préférable de ne remplir qu’un seul formulaire de manifestation d’intérêt.
REPARTITION PAR CORRESPONDANT DE MASSIF
Lorsqu’un porteur remplit un formulaire de manifestation d’intérêt, une alerte est automatiquement envoyée au GIP Massif central. Sur la base des éléments d’information envoyés par le maître d’ouvrage, les projets se voient attribuer un animateur référent :
- La répartition se fait en premier lieu selon une entrée géographique (un projet à Limoges revient a priori au correspondant de Massif de la région Limousin).
- Pour les cas des opérations multipartenaires ou des opérations interrégionales par essence, l’attribution est décidée au cas par cas lors des réunions du Secrétariat Technique Conjoint (plusieurs réunions mensuelles).
Tout formulaire rempli et envoyé au GIP appellera une réponse et tout projet potentiellement éligible dans le cadre de la programmation 2014-2020 aura la possibilité d’avoir un interlocuteur unique.
Dépot de la demande
PRINCIPES
- Le dépôt est dématérialisé sur massif-central.eu, qui est l’interface du système informatique de gestion du FEDER : SYNERGIE
- Certaines informations sont obligatoires et donc « bloquantes » à l’envoi de la demande
- Le bénéficiaire peut commencer à saisir sa demande et la modifier avant envoi.
PIECES A FOURNIR
- Tout porteur de projet se portant candidat à l’attribution d’une subvention Massif central doit fournir une liste de pièces administratives minimale disponible : Liste_pieces_administratives.
Cette liste est minimale et doit être complétée:
- avec l’ensemble des pièces relatives à la commande publique – voir
Le service instructeur pourra demander des pièces complémentaires qu’il juge nécessaires à l’instruction du dossier en fonction de la nature de l’opération et des dépenses présentées.
Fiche pratique Procédure – Dépôt de la demande, à télécharger : Fiche pratique – Dépôt de demande
Accusé-réception de dépot
L’accusé-réception de dépôt d’un dossier est instantanément généré par SYNERGIE et envoyé en format dématérialisé sur le compte SYNERGIE du porteur. Dans l’attente de la dématérialisation, le GIP Massif central envoie l’accusé-réception de dépôt au maître d’ouvrage en format papier ou mail.
Cet accusé de réception ne signifie pas que le dossier est éligible ou qu’il peut être instruit en l’état.
Fiche pratique Procédure – Accusé de réception, à télécharger : Fiche pratique – Accusé de réception
Instruction
PRINCIPE DE CO-INSTRUCTION POUR L’ATTRIBUTION D’UNE SUBVENTION FEDER
- Instruction technique : par le correspond de Massif et les services techniques compétents sur la thématique du projet dans sa région d’appartenance. Ils s’assurent de l’adéquation du projet avec les objectifs du programme et de sa maturité pour un co-financement FEDER.
Exemple : dépôt d’une demande de subvention pour un projet de protection de la biodiversité en Midi-Pyrénées. L’appui au montage a été réalisé par le correspondant de Massif de la région M-P. Le pôle « Environnement » de la région M-P est donc sollicité pour fournir un avis d’expertise sur l’opération afin de motiver précisément l’opportunité du financement FEDER de l’opération.
- Instruction réglementaire FEDER : par les instructeurs FEDER du GIP Massif central. Ils s’assurent que l’opération et le bénéficiaire sont éligibles selon les critères de sélection définis dans les documents d’application. Ils contrôlent l’éligibilité des dépenses, le respect des principes réglementaires et s’assurent que le plan de financement est équilibré.
- Co-instruction : l’avis général de l’autorité de gestion pour un cofinancement FEDER Massif Central est construit à partir des observations du correspondant de Massif, des services techniques de la Région considérée référente sur l’opération et des instructeurs FEDER. Cet avis est débattu et rédigé dans le cadre du Secrétariat Technique Conjoint (STC) qui est composé des membres de l’autorité de gestion FEDER (instructeurs et gestionnaires FEDER du GIP) et les correspondants de Massif en régions. Les indicateurs de réalisation de l’opération ainsi que les livrables attendus sont conjointement définis par le correspondant de Massif et l’instructeur FEDER.
Fiche pratique Procédure – Instruction, à télécharger : Fiche pratique – Instruction.
Complétude du dossier
- En premier lieu, les autorités de gestion des programmes Massif central (le GIP Massif central pour le PO FEDER et la préfecture de massif pour la Convention de massif) doivent s’assurer de la complétude du dossier déposé. Les instructeurs FEDER s’associent aux instructeurs de la Préfecture afin de dresser la liste des demandes complémentaires.
- Ces derniers peuvent porter sur le présence et/ou la pertinence:
- du descriptif détaillé du projet ;
- du déroulé des actions prévues ;
- du budget prévisionnel du projet ;
- des documents liés à la commande publique ;
- des documents administratifs clés (statuts, RIB, comptes annuels, attestation TVA, etc) ;
- des justificatifs financiers pour les dépenses prévisionnelles (anciennes factures acquittées, devis, cahier des charges, estimation indépendante, etc) ;
- etc.
- Si toutes les pièces et les informations nécessaires à l’instruction sont présentes. La ou les autorités de gestion concernées envoient un accusé de réception de dossier complet. Il est envoyé au porteur de projet en format dématérialisé autant que possible. A défaut, le document est transmis par courrier postal.
- Dans le cas contraire, une demande de compléments est transmise au porteur de projet. Celle-ci intègre :
- La liste des pièces manquantes le cas échéant ;
- Les interrogations et demandes de précisions concernant le projet et/ou les pièces administratives fournies.
Fiche pratique Procédure – Complétude du dossier, à télécharger : Fiche pratique – Complétude du dossier.
Passages en comités
11 semaines avant la date prévisionnelle du comité de programmation, le GIP Massif central arrête la liste des dossiers complets : seules ces opérations seront instruites en vue du prochain comité. Les autres opérations apparaissent dans l’ordre du jour de la programmation avec un avis d’ajournement.
COMITE TECHNIQUE DES FINANCEURS
Le comité technique des financeurs est la première instance de débat technique entre tous les partenaires du massif central (Etat, Régions, Départements) sur les opérations sollicitant un financement Massif central (FEDER, FNADT, Régions, Départements). A noter que plusieurs comités techniques peuvent avoir lieu en vue d’un même comité de programmation. Ce sera notamment le cas pour les appels à projets où le comité de sélection sera considéré comme le comité technique de pré-programmation.
Cette instance n’est pas décisionnelle mais elle donne un avis technique pour le financement du projet (avis favorable, d’ajournement ou défavorable).
Il est à noter que le projet recevra un avis d’ajournement si l’une au moins des intentions de co-financement correspondant aux fonds sollicités est manquante.
Rappel :
- Pour les régions et départements du Massif central ainsi que pour les fonds Etat, les intentions de cofinancement parviennent directement au partenariat Massif central. Le porteur de projet n’a pas besoin de transmettre ces justificatifs.
- Pour les autres fonds (publics ou privés), le porteur de projet doit solliciter directement les structures concernées pour obtenir une lettre d’intention de cofinancement et la faire parvenir au GIP Massif central avant le comité technique des financeurs.
COMITE DE PROGRAMMATION
Composition du comité conjoint PO PEDER Massif Central et Convention de Massif
- Présidence : le Président du GIP Massif central en tant que Président du Comité de programmation FERDER; et le Préfet de massif.
- Composition : les représentants du GIP Massif central, des Conseils régionaux, des services de l’Etat et des Conseils départementaux présents sur le Massif central.
- Rôle : donne un avis définitif sur le cofinancement des projets au titre des programmes Massif central, sur la base des avis émis lors du Comité des financeurs.
Avis
- Avis favorables et défavorables :
- Sur la base de l’avis du comité technique.
- 2 cas de figure mènent à l’ajournement d’un projet dont l’avis (en comité technique) est favorable :
- Une modification substantielle du plan de financement entre le pré-comité et le comité ;
- L’absence lors du comité de programmation d’au moins un des documents d’intention de cofinancement (délibérations, arrêtés ou a minima une lettre d’intention pour chaque cofinanceur).
DELIBERATION PAR L’ASSEMBLEE GENERALE DU GIP MASSIF CENTRAL
- Les subventions FEDER Massif Central sont officiellement octroyées lorsque l’assemblée générale du GIP a délibéré favorablement à leur sujet. Les délibérations prises pour validation lors de l’assemblée générale du GIP, le sont sur la base de celles prises en comité de programmation.
- A noter que les assemblées générales du GIP sont organisées dans la foulée des comités de programmation, afin de valider dans les meilleurs délais les dossiers pour lesquels le comité de programmation a attribué un avis favorable. En moyenne, trois assemblées générales sont donc mises en place chaque année.
La fiche pratique Procédure – Passages en comités, à télécharger : Fiche pratique – Passages en comités.
Notification – convention des subventions FEDER
- Sur la base de la délibération du GIP Massif central, l’instructeur FEDER du GIP notifie :
- les conventions FEDER pour toutes les opérations ayant reçu un avis favorable ;
- les avis d’ajournement et les avis défavorables.
- La convention est envoyée en deux exemplaires au porteur de projet qui doit les renvoyer signées. Les deux conventions sont ensuite co-signées par le Président du GIP Massif central ou son délégataire. Un exemplaire est transmis au porteur de projet et le second est conservé par le GIP Massif central.
- A noter : la convention mentionne :
- Le montant et le taux de la subvention FEDER accordée ;
- L’assiette retenue comme éligible avec le détail des dépenses prévisionnelles ;
- Les livrables attendus, matériels et/ou immatériels, qui doivent être vérifiables sur pièces et/ou sur place.
- Les indicateurs de réalisation et/ou de résultat à atteindre par le porteur. Ces indicateurs peuvent aussi être précisés dans les cahiers des charges des appels à projets.
- Les conditions réglementaires, temporelles, financières et matérielles de réalisation du projet et d’éligibilité des dépenses ;
- Les engagements et droits de recours du bénéficiaire.
La subvention FEDER accordée constitue un montant maximum et son versement n’est pas automatique. Si le coût total du projet est inférieur au montant prévisionnel inscrit dans la demande de subvention, la subvention FEDER est payée au prorata du coût total effectivement réalisé. De la même manière, toute entorse à la réglementation ou aux objectifs fixés dans la convention pourra entraîner une diminution de la subvention à verser, voire un désengagement du FEDER sur le projet (« déprogrammation »).
Fiche pratique Procédure – Notification, à télécharger : Fiche pratique – Notification.
