Avant toutes choses, le porteur doit estimer le coût prévisionnel de son opération. Sur la base des informations indiquées dans les fiches pratiques par nature de dépenses, le porteur de projet peut estimer au plus juste les dépenses prévisionnelles de son projet. L’instructeur vérifie ensuite le budget prévisionnel à partir des informations transmises par le porteur de projet. Sur la base de ces éléments et des critères de sélection du programme, l’instructeur estime le coût total prévisionnel éligible à la subvention demandée (FEDER ou FNADT).

Estimer le coût total prévisionnel au plus près de la réalité

Le porteur a tout intérêt à estimer le prévisionnel au plus juste et au plus près de la réalité :

• L’instructeur FEDER devra dans tous les cas vérifier dans le détail chaque ligne de dépense prévisionnelle. Si le montant est trop « arrondi », l’instructeur sera amené à revoir le budget de l’opération à la baisse. Cela augmente potentiellement le risque d’ajournement de l’opération et les « aller-retours » entre l’instructeur et le porteur de projet pour apporter des corrections à son budget.
• En surestimant le coût prévisionnel de son opération, le porteur perd en visibilité sur l’assiette qui sera retenue comme éligible pour le calcul de sa subvention et sur la totalité des aides qu’il pourrait obtenir. En effet, les services instructeurs des co-financeurs sollicités pourront chacun écarter certaines dépenses (et pas nécessairement les mêmes) sous prétexte qu’elles sont injustement élevées.
• Le versement effectif de la subvention FEDER est réalisé sur la base des dépenses effectivement acquittées et justifiées. En estimant la subvention octroyée au plus juste sur la convention FEDER, le porteur de projet gagne en visibilité sur ses subventions restant à percevoir.

Logique ascendante d’estimation des coûts (« bottom-up »)

Il est conseillé au porteur de projet d’estimer en premier lieu le coût prévisionnel de chaque ligne de dépense puis le montant du poste de dépenses, et enfin le coût total du projet.

Exemple :

• Estimer la ligne de dépense « Salaire de Mme Dupont » sur la durée de l’opération : 
  • quel coût brut chargé mensuel ? => 3 500€ (salaire brut  cotisations patronales sur le bulletin de paye)
  • quel nombre d’heures travaillées par mois ? => 151.67 heures (sur le bulletin de paye)
  • à combien d’heures de travail mensuel estime t-on sa participation sur l’opération ? => 15heures (prévisionnel pour le projet).
  • Calcul du taux horaire : 3 500€ /151.67h =23.08€
  • Calcul de la ligne de dépense prévisionnelle pour le salaire de Mme Dupont sur toute la durée de l’opération : 23.08€x 15h = 346.20€.
• Estimer le poste de dépenses « Frais de personnel »: Somme des lignes de dépenses « Salaires » des salariés amenés à travailler sur l’opération.
• Estimer le coût total prévisionnel du projet: Somme des postes de dépenses.

Présentation des lignes de dépenses :

Chaque ligne de dépenses doit être présentée sur le format suivant : « ligne de dépense : barème unitaire x nombre d’unités ». Ce qui correspond sur le tableau de l’Annexe 1_Plan de financement du dossier de demande de subvention aux lignes suivantes :

Avec les informations suivantes :

• Base de calcul :  expliquer en quoi consiste le coût unitaire (taux horaire, barème kilométrique, prestation…) et reporter la méthode de calcul du coût unitaire.
• Clé de répartition: indiquer le nombre d’unités prévues à multiplier par le coût unitaire.

A noter : un onglet spécifique dédié à l’estimation des frais directs de personnel est intégré dans Annexe 1_Plan de financement du dossier de demande de subvention. Elle constitue un outil d’aide au porteur mais reste optionnelle.

Fiche Montage financier – Coût total éligible, à télécharger : Fiche Montage financier – Coût total éligible.